Controlar o fluxo de caixa de forma organizada é de extrema importância para o bom funcionamento de qualquer negócio. Saiba mais neste artigo!
Introdução
Saber exatamente o que é fluxo de caixa e entender perfeitamente como calcular, projetar e gerenciar esse importante indicador é essencial para todo empreendedor, sócio e gestor. Ele é a amostra mais confiável da liquidez de uma empresa.
Você já ouviu falar no conceito de fluxo de caixa? Você entende o que quer dizer? Se ainda não tem certeza do que isso significa, não se preocupe. Abaixo, explicaremos o que é fluxo de caixa e por que ele é tão relevante na administração de um varejo.
O que é o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é a ferramenta de gestão administrativa que permite responder à pergunta: o que está acontecendo com o dinheiro da empresa? Ele indica as mudanças positivas ou negativas na liquidez da empresa que ocorrem em um determinado período de tempo, geralmente um ano. Também é chamado de fluxo primário após impostos.
Na prática, é obtido como a diferença entre o total de entradas e saídas de caixa. Sendo assim, representa a quantidade de dinheiro líquido que a empresa possui em um específico momento de sua vida.
Portanto, esta ferramenta é um complemento necessário nos relatórios contábeis. Otimizar sua gestão por meio do uso da tecnologia traz como vantagens a redução de tempos operacionais e procedimentos burocráticos. Além disso, disponibiliza o acesso a informações mais precisas para a tomada de decisões estratégicas.
Seu funcionamento na prática
É importante mencionar que, quando uma empresa sabe exatamente quanto dinheiro tem, será muito mais fácil fazer face às despesas necessárias como estocar o negócio, pagar aluguel, salários, impostos e outras despesas operacionais.
O prazo de fluxo de caixa e o controle correto estão intimamente relacionados à rentabilidade do negócio. Lembremos que para um negócio ser lucrativo (ter ganhos econômicos), o mais importante é uma boa administração.
Contudo, o fluxo de caixa negativo é um dos muitos riscos na gestão de uma empresa sujeita à crise de mercados ou setores específicos, falência e outras variáveis muitas vezes imprevisíveis.
Além disso, há um elemento típico da empresa a ser considerado, a saber, o intervalo de tempo que decorre entre a compra dos bens e serviços e o pagamento das faturas de venda.
Normalmente, a empresa paga primeiro aos fornecedores e depois recebe a compensação dos clientes. Quando há muito tempo entre a compra e a venda, e algumas faturas não são pagas na data de vencimento, a liquidez pode se esgotar e comprometer o bom andamento do negócio.
Diferença entre fluxo de caixa e controle de caixa
O primeiro passo é entender que controle de caixa registra as movimentações financeiras da empresa. Já o fluxo de caixa é o movimento financeiro apurado entre entradas e saídas da empresa.
O fluxo de caixa permite calcular as mudanças na liquidez, a partir dos movimentos de entrada e saída. A gestão de liquidez, no entanto, é uma área complexa, que contempla diferentes aspectos da empresa. Ao se referir ao fluxo de caixa, é importante considerar a diversificação interna dos ativos de caixa.
De fato, todas as empresas registram movimentos monetários que podem ter origens diversas. A maioria vem de atividades operacionais, enquanto alguns têm origem em atividades de investimento, e outros em atividades de financiamento.
Importância do fluxo de caixa para o varejo
No varejo há uma premissa fundamental: em tempos de alto fluxo de caixa positivo, maiores são as compras de estoque para melhorar os preços e maximizar os lucros.
Entretanto, em tempos de vendas baixas e fluxo de caixa negativo, reduz-se as compras de estoque ao mínimo operacional. Ou seja, não se abastece e não se compra mais do que o necessário para o seu tempo de compra. Por isso, se dá a importância de saber como está o fluxo de caixa do negócio.
Como a tecnologia pode ajudar no gerenciamento do fluxo de caixa
Registrar e acompanhar o fluxo de caixa também pode ser feito com a ajuda da tecnologia. Hoje em dia, existem ferramentas que facilitam as tarefas administrativas e ajudam a organizar o financeiro. Sendo assim, listamos aqui algumas vantagens em usar um software para realizar o fluxo de caixa da sua empresa:
Melhor gestão de capital
Ao determinar o saldo de receitas e despesas, você terá uma ideia clara do seu capital de giro, compromissos financeiros acumulados e outras realidades que refletem como administrar o capital adequadamente.
Isso é muito importante para as pequenas e médias empresas, pois tendem a ter níveis moderados de liquidez e, portanto, pequenos erros de gestão causam grande impacto e podem até levar ao colapso financeiro.
Redução dos custos
Com maior visibilidade, você poderá identificar padrões nos gastos de sua empresa e tomar decisões orçamentárias mais informadas e sensatas. Por exemplo, se tem um gasto mensal de agência muito alto, pode valer a pena contratar alguns profissionais talentosos para realizar essas tarefas internamente.
Possibilidade de projetar o futuro
A importância do fluxo de caixa vai muito além do período analisado. Os resultados que este exercício nos dá servem para projetar e definir expectativas claras, pois nos mostra padrões de lucros, despesas e variações no estado do fluxo de dinheiro.
De fato, existe um indicador do fluxo de caixa projetado que vislumbra o equilíbrio entre receitas e despesas de um período futuro ao avaliar tendências de períodos recentes.
Aposte em um software
Mantenha a sua contabilidade tão simples quanto sua despesa. Certifique-se de que seu software de gerenciamento de pagamentos e despesas se integre diretamente aos seus sistemas contábeis, economizando o tempo – e o estresse – de tentar completar e reconciliar informações de sistemas conflitantes.
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Ao utilizar um sistema de monitoramento e controle de fluxo de caixa, você não apenas economiza tempo: também desfrutará de processos de registro e monitoramento muito mais precisos que garantem um conhecimento real e tangível do nível de liquidez.
Profissionais de finanças e contabilidade encontram esses e outros grandes benefícios no uso de suportes digitais para a gestão da liquidez dos negócios.
Embora existam alguns softwares por aí que fazem exatamente isso, e são soluções puramente de TI, você também encontrará alguns softwares de faturamento eletrônico que incluem essa funcionalidade e podem se integrar a outras ferramentas valiosas, como sistemas contábeis, por exemplo.
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